На практике достаточно часто встречаются ситуации, когда стороны сделки обнаруживают ошибки в оформленных и подписанных первичных документах.
Согласно ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и п. 19 ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете" (утв. приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н) в первичных учетных документах допускаются исправления. При этом исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц
Пункт 20 ФСБУ 27/2021 допускает исправление электронного первичного учетного документа путем составления нового (исправленного) электронного документа. При этом новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ (при исправлении первичного учетного документа), с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.
Однако в некоторых случаях может возникнуть необходимость не исправления каких-либо показателей в подписанном сторонами документе, а удаления документа в целом. Например, документ ошибочно направлен не тому контрагенту, которому отгружен товар (оказаны услуги, выполнены работы, переданы права), или ошибочно один факт хозяйственной жизни оформлен двумя различными электронными первичными документами и т.п.
В настоящий момент никаких нормативных актов, регулирующих процесс признания оформленного и подписанного сторонами документа недействительным, не существует. Можно лишь отметить, что для бумажных документов сложилась определенная практика: если в документе обнаруживается ошибка уже после его подписания, то стороны при необходимости составляют новый документ, а ошибочный документ или уничтожают, или составляют акт (соглашение) о его аннулировании.
Отчасти эту практику можно перенести и на электронные документы, учитывая при этом, что вопрос физического уничтожения электронного документа решить так же просто, как в отношении бумажных документов, невозможно. В этой связи для электронных документов более надежным и обоснованным представляется процедура, при которой составляется отдельный документ, фиксирующий согласие сторон на аннулирование подписанного первичного электронного документа.
Любая из сторон сделки, обнаружившая несоответствие оформленного и подписанного сторонами первичного учетного документа факту хозяйственной жизни, влекущее за собой необходимость аннулирования такого документа, формирует контрагенту предложение об аннулировании, которое тот в случае согласия подписывает. В результате подписанный электронный первичный документ признается аннулированным. Следует отметить, что само по себе такое аннулирование - это не физическое уничтожение документа, а лишение этого документа юридической силы.
Если контрагент с таким аннулированием не согласен, то он вправе отказаться от поступившего предложения. Тогда подписанный сторонами документ сохраняет свою силу, и далее отношения хозяйствующих субъектов переходят в плоскость хозяйственных споров с использованием существующих механизмов их урегулирования.
Кроме того, возможны ситуации, когда еще до подписания документа второй стороной (т.е. фактически до составления документа в соответствии с п. 8 ФСБУ 27/2021) становится очевидной его ненужность (неправомерность, ошибочность).
Конечно, для двустороннего документа в такой ситуации корректнее говорить не об аннулировании документа (поскольку до подписания второй стороной документа, как такового, еще не существует), а об аннулировании (отзыве) информации одной стороны, направленной в адрес второй стороны.
На такое аннулирование информации, в принципе, также возможно распространение общего механизма, заключающегося в формировании контрагенту предложения об аннулировании, которое тот в случае согласия подписывает. Очевидно, что такая процедура предполагает, что согласившись с аннулированием, вторая сторона берет на себя обязательство в дальнейшем полученную информацию не подписывать, т.е. документ не составлять.
В учетных решениях 1С поддержана возможность для продавца отправить предложение об аннулировании еще до подписания документа второй стороной (т.е. до завершения документооборота).
Кроме того, специфика электронного документооборота не позволяет исключить ситуацию, когда предложение об аннулировании информации вторая сторона получит уже после того, как поставит свою подпись (сформирует и подпишет ответную информацию). В этом случае целесообразно переводить предложение об аннулировании информации одной стороны в предложение об аннулировании составленного документа, подписанного обеими сторонами. В учетных решениях 1С такой "перевод" выполняется автоматически на основе анализа состояния документооборота.
Следует еще раз подчеркнуть, что в настоящий момент отсутствуют нормативные положения и какие-либо разъяснения официальных органов, регулирующие процесс аннулирования (отзыва, признания недействительной) сформированной и подписанной одной стороной информации, предполагающей подпись второй стороны или сторон (формирование и подписание ответной информации). В отсутствии прямого запрета процедура аннулирования происходит в рамках хозяйственных, гражданско-правовых отношений и регулируется обычаями делового оборота.
Пошаговая инструкция по аннулированию электронного первичного документа до подписания покупателем по инициативе продавца: